Nhiều doanh nghiệp nhỏ đang thực hiện chuyển đổi từ điện thoại PSTN truyền thống sang hệ thống điện thoại đám mây - và nhờ các tính năng nâng cao mà nhà cung cấp cho doanh nghiệp không khó để hiểu tại sao cần chuyển đôi.
Nếu bạn chưa quen với điện thoại VoIP dựa trên đám mây, việc tìm ra các tính năng mà doanh nghiệp của bạn cần là điều khó hiểu và việc tìm hiểu nhà cung cấp và gói nào thực sự cung cấp các tính năng này thậm chí còn phức tạp hơn với 18 tính năng cho điện thoại đám mây 2021 được coi là tốt cho doanh nghiệp bạn.
Đó là lý do tại sao GCloudPBX đưa ra phân tích này về các tính năng hàng đầu của hệ thống điện thoại đám mây, lý do bạn cần chúng và nhà cung cấp nào có chúng.
18 tính năng quan trọng nhất của hệ thống điện thoại đám mây (Cloud Phone)
- Dưới đây, GcloudPBX đã phác thảo các tính năng quan trọng và hiệu quả nhất mà hệ thống điện thoại đám mây cung cấp cho doanh nghiệp của bạn.
- GCloudPBXsẽ cho bạn biết những tính năng này có tác dụng gì, tại sao bạn cần chúng và nhà cung cấp nào cung cấp chúng.
1. Chuyển tiếp cuộc gọi
- Chuyển tiếp cuộc gọi tự động từ hệ thống điện thoại sang một số điện thoại khác nếu không có câu trả lời ở số đầu tiên - mà không cần người gọi thực hiện quay số bổ sung. Quản trị viên và đại lý có thể tùy chỉnh thứ tự quay số.
- Tại sao bạn cần - Chuyển tiếp cuộc gọi cung cấp cho đại lý sự riêng tư nâng cao, tăng cơ hội giải quyết liên hệ đầu tiên và cho phép khách hàng liên hệ với đại lý khi họ không có mặt tại văn phòng.
2. Giữ cuộc gọi và chuyển cuộc gọi
- Giữ cuộc gọi cho phép nhân viên giữ người gọi cho đến khi một nhân viên ưu tiên khả dụng, trong khi họ nhận được câu trả lời cho một câu hỏi hoặc vì bất kỳ lý do nào khác. Nhạc giữ tùy chỉnh có sẵn.
- Tại sao bạn cần - Giữ cuộc gọi và chuyển cuộc gọi giúp ngăn chặn các cuộc gọi lại, đảm bảo rằng khách hàng nhận được sự trợ giúp tốt nhất có thể từ nhân viên có trình độ cao nhất và cho phép các đại lý quá tải gửi cuộc gọi đến đồng nghiệp có sẵn.
3. Định tuyến cuộc gọi nâng cao với thiết kế luồng cuộc gọi kéo và thả
- Định tuyến cuộc gọi cho phép bạn thiết lập các quy tắc có thể tùy chỉnh để xác định luồng cuộc gọi của các cuộc gọi đến - nói cách khác, cuộc gọi của đại lý hoặc phòng ban nào được gửi đến và điều gì sẽ xảy ra nếu không có ai thực hiện cuộc gọi.
- Có một số chiến lược định tuyến cuộc gọi, chẳng hạn như:
+ Round Robin Routing:
+ Định tuyến ựa trên kỹ năng:
+ Định tuyến không hoạt động nhất:
+ Định tuyến được dựa trên mức độ ưu tiên
- Tại sao bạn cần - Định tuyến cuộc gọi, như với tất cả các tính năng quản lý cuộc gọi, giảm tổng thời gian cuộc gọi, tăng tỷ lệ giải quyết liên hệ đầu tiên và đảm bảo rằng khách hàng quan trọng nhận được sự hỗ trợ tốt nhất có thể.
- Hơn hết, Tất cả các nhà cung cấp điện thoại đám mây và trung tâm liên lạc đều cho phép người dùng thiết kế định tuyến cuộc gọi và luồng cuộc gọi thông qua giao diện kéo và thả thân thiện với người dùng
4. Sàng lọc cuộc gọi và Chặn cuộc gọi
- Sàng lọc cuộc gọi, thường được gọi là ID người gọi, xác định người gọi đến (hoặc hiển thị thông tin của công ty bạn để gọi cho người nhận) để nhân viên có thể xác định cách thích hợp để trả lời một cuộc gọi riêng lẻ. Bạn cũng có thể họn chấp nhận cuộc gọi, từ chối cuộc gọi, gửi thẳng đến hộp thư thoại hoặc chặn cuộc gọi hoàn toàn từ số điện thoại đó mà bạn cho là Spam
- Điều này làm tăng tỷ lệ giữ chân khách hàng, cắt giảm số lượng cuộc gọi spam phiền phức và thời gian họ lãng phí và giúp giảm tỷ lệ bỏ cuộc gọi tổng thể của trung tâm.
5. Truyền thông hợp nhất
- Truyền thông hợp nhất (UC hoặc UCaaS) hợp lý hóa giao tiếp kinh doanh bằng cách cung cấp một bảng điều khiển trung tâm, duy nhất cho nhiều kênh liên lạc, bao gồm:
+ Cuộc gọi âm thanh doanh nghiệp
+ Nhắn tin SMS công việc
+ Gọi điện video
+ Nhắn tin / trò chuyện nội bộ và bên ngoài
+ Gửi fax trực tuyến / ảo
+ Hội nghị trên web nhiều người tham gia
- Tại sao bạn cần - UC có rất nhiều lợi ích, bao gồm:
+ Không cần chuyển đổi giữa nhiều kênh hoặc ứng dụng trong suốt cả ngày
+ Ngăn không cho khách hàng phải lặp lại với nhiều đại lý
+ Tăng năng suất
+ Tăng sự hài lòng của khách hàng do khả năng giao tiếp qua kênh ưa thích của họ
6. Sự hiện diện tại địa phương và các số điện thoại vô nghĩa miễn phí
- Các công ty có thể chuyển các số điện thoại hiện có vào hệ thống điện thoại đám mây mới của họ hoặc họ có thể mua các số điện thoại khác từ nhà cung cấp mạng.
- Tại sao bạn cần - Số điện thoại doanh nghiệp làm cho công ty của bạn trông chuyên nghiệp hơn và cho phép nhân viên giữ số điện thoại cá nhân của nhân viên ở chế độ riêng tư.
7. Nhắn tin SMS
- SMS doanh nghiệp cho phép người dùng gửi và nhận tin nhắn văn bản SMS và MMS thông qua nhà cung cấp hệ thống điện thoại VoIP doanh nghiệp của họ.
- Tại sao bạn cần - Không chỉ nhắn tin SMS là một hình thức tiếp thị hiệu quả cao (với mã ngắn và chọn tham gia / không nhận tin nhắn.)
- Nhân viên có thể nhanh chóng gửi các câu trả lời bằng văn bản được viết sẵn như “Gọi cho bạn sau 10 giờ” hoặc “Bạn có thể nói chuyện sau không?” Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, ngăn chặn việc gắn thẻ điện thoại ngoài công ty và đảm bảo những khách hàng khác biết bạn đã nhận cuộc gọi của họ.
8. Sự hiện diện cuộc gọi
- Sự hiện diện trong cuộc gọi cho phép các thành viên trong nhóm xem “trạng thái” của nhau trong suốt ngày làm việc, vì vậy họ có thể xác định thời gian tốt nhất để liên hệ với nhau hoặc cấu trúc ngày làm việc của riêng họ hiệu quả hơn.
- Các chỉ báo trạng thái hiện diện cuộc gọi phổ biến bao gồm “Trực tuyến”, “Không làm phiền”, “Đang gọi”, “Đi vắng”, “Đã báo lại thông báo”, “Giờ nghỉ trưa” hoặc “Vắng mặt”.
- Sự hiện diện trong cuộc gọi giúp tiết kiệm thời gian, ngăn chặn việc gắn thẻ điện thoại vô tận và cho phép nhân viên hỗ trợ họ trong trường hợp người mà họ muốn kết nối không có mặt.
9. IVR
- Cloud IVR (Phản hồi bằng giọng nói tương tác) sử dụng các tin nhắn tự động được ghi âm trước và menu cuộc gọi để cho phép khách hàng kết nối với các phòng ban thích hợp, thực hiện thanh toán, xem sao kê tài khoản, v.v. mà không cần phải nói chuyện với nhân viên trực tiếp.
- IVR cung cấp dịch vụ tự phục vụ của khách hàng ở mức độ cao và cho phép khách hàng nhận được câu trả lời cho các câu hỏi nhanh nhất có thể.
10. Hội nghị truyền hình
- Gần 50% các nhóm từ xa và trong nhà hiện đang sử dụng hội nghị truyền hình (hội nghị trên web) để liên lạc.
- Nó cho phép giao tiếp mặt đối mặt, thời gian thực giữa hai đồng nghiệp, toàn bộ bộ phận, khách hàng và đại lý. Hội nghị qua web đã trở nên đặc biệt vô giá sau đại dịch COVID-19.
- Gọi điện video không chỉ giúp các nhóm từ xa hoặc hỗn hợp cảm thấy kết nối hơn mà còn giúp cắt giảm số lượng các cuộc họp trực tiếp.
11. Hợp tác nhóm & Nhắn tin
- Các tính năng cộng tác nhóm được thiết kế để thúc đẩy giao tiếp và cộng tác trực tiếp giữa các thành viên trong nhóm của bạn bằng cách sao chép một số công cụ tại văn phòng thường được sử dụng trong các cuộc họp.
- Nhắn tin trò chuyện nhóm là công cụ cộng tác nổi tiếng nhất, cho phép nhắn tin nhanh nhóm, giao tiếp riêng tư một đối một hoặc tạo kênh công khai. Tổ chức các cuộc trò chuyện theo bộ phận hoặc theo các dự án riêng lẻ và thêm các thành viên mới trong nhóm vào các cuộc trò chuyện bất cứ lúc nào. Người dùng có thể nhận hoặc báo lại thông báo, cập nhật trạng thái trò chuyện của họ và gắn thẻ những người dùng khác để đảm bảo họ không bỏ lỡ thông tin quan trọng.
12. Thư thoại kèm theo hình ảnh
- Thư thoại kèm theo hình ảnh là phiên bản nâng cấp của tin nhắn thoại truyền thống.
- Thay vì chỉ nhận các tin nhắn âm thanh mà người dùng phải truy cập sau này, thư thoại kèm theo hình ảnh (đôi khi được gọi là thư thoại thành văn bản) chép lại thư thoại và tự động gửi cả tệp âm thanh và bản ghi tin nhắn cho người dùng trên kênh / thiết bị ưa thích của họ.
- Thư thoại đến email gửi trực tiếp các tệp âm thanh và bản ghi âm tới hộp thư đến email của người dùng. Quan trọng nhất, nó cũng gửi thông báo về một thư thoại mới, đảm bảo rằng các nhân viên sẽ nhanh chóng trả lại các cuộc gọi nhỡ.
- Thư thoại kèm theo hình ảnh cho phép người dùng nhận thông báo tức thì trên kênh họ chọn bất cứ khi nào họ có tin nhắn thoại mới. Thêm vào đó, bởi vì các nhân viên có thể chỉ cần đọc thư thoại, họ có thể trả lời nội dung của nó qua tin nhắn văn bản hoặc email, loại bỏ nhu cầu gọi lại.
13. Call Pops và Tích hợp CRM
- Tích hợp CRM và API giao tiếp cho phép người dùng tích hợp phần mềm và ứng dụng kinh doanh hiện có vào hệ thống điện thoại đám mây của họ.
- Call Pops sử dụng hệ thống CRM tích hợp để tự động hiển thị dữ liệu khách hàng gần đây cho các cuộc gọi đến / đi trong giao diện softphone, do đó không cần phải liên tục tung hứng giữa nhiều ứng dụng.
- Tại sao bạn cần - Đầu tiên, tích hợp ngăn người dùng phải xoay vòng giữa nhiều ứng dụng trong ngày.
14. Khách hàng gọi lại
- Cho rằng hơn 60% khách hàng nói rằng ngay cả khi chờ một phút là quá lâu, thì rất có thể những người gọi - bao gồm cả những khách hàng tiềm năng xuất sắc - sẽ chỉ cần gác máy. Đôi khi, họ sẽ gọi lại.
- Tại sao bạn cần - Cung cấp cho người gọi tùy chọn để nhận cuộc gọi lại thay vì lãng phí thời gian chờ, cải thiện đáng kể trải nghiệm của khách hàng - và có nghĩa là các đại lý dành ít thời gian hơn để nói chuyện với những khách hàng thất vọng.
15. Tìm tôi, theo dõi tôi
- Find Me, Follow Me (đôi khi được gọi là “Không bao giờ bỏ lỡ cuộc gọi”) đổ chuông đồng thời nhiều thiết bị khi một nhân viên nhận cuộc gọi đến.
- Tại sao bạn cần - Theo 77% người dùng VoIP, Find Me, Follow Me là công cụ hiệu quả nhất để tăng năng suất của nhóm.
16. Dữ liệu & Phân tích cuộc gọi lịch sử và thời gian thực
- Phân tích cuộc gọi cung cấp cả dữ liệu lịch sử và thời gian thực về cả người gọi và đại lý.
- Hệ thống VoIP cho phép người dùng tạo các báo cáo tùy chỉnh hoặc lựa chọn từ nhiều mẫu được tạo sẵn, có thể được tự động gửi cho người dùng theo các khoảng thời gian định sẵn.
- Phân tích cuộc gọi cung cấp cái nhìn sâu sắc vô giá về mức năng suất của đại lý ở cấp độ cá nhân và phòng ban. Các nhà quản lý có thể xác định những tác nhân mạnh nhất của họ cũng như những tác nhân nào có thể cần được đào tạo thêm.
17. Tự động hóa và AI
- Tự động hóa và AI (Trí tuệ nhân tạo) là những người tham dự tự động hoặc bot giúp cải thiện giao tiếp, cộng tác và tự động hóa các quy trình kinh doanh.
- AI hội thoại và NLP (xử lý ngôn ngữ tự nhiên) cung cấp thông tin chi tiết tuyệt vời về hành vi của đại lý và khách hàng bằng cách xác định các từ khóa / cụm từ kích hoạt thiết lập tự động hóa.
- Tại sao bạn cần - Tự động hóa giúp loại bỏ các công việc nhàm chán, thường ngày tiêu tốn một phần lớn thời gian trong ngày làm việc, tiết kiệm thời gian nghiêm túc và nâng cao mức năng suất.
18. Giám sát cuộc gọi
- Giám sát cuộc gọi cho phép người dùng nghe các cuộc gọi điện thoại trực tiếp giữa đại diện và khách hàng (hoặc bất kỳ loại cuộc gọi công việc nào khác.)
- Những người đang nghe chỉ có thể nghe hoặc sử dụng chế độ gọi thì thầm để cung cấp hướng dẫn hoặc tư vấn cho đại lý mà khách hàng ở đầu dây bên kia không thể nghe được.
- Sàng lọc cuộc gọi cho phép người quản lý tiếp nhận cuộc gọi bất cứ lúc nào, có nghĩa là họ sẽ là người nói chuyện trực tiếp với khách hàng, không phải người đại diện ban đầu.
- Tại sao bạn cần - Giám sát cuộc gọi là một cách tuyệt vời để theo dõi không chỉ các đại diện hỗ trợ bán hàng và dịch vụ khách hàng mà còn là một cách tuyệt vời để hiểu rõ lý do nhất quán tại sao khách hàng liên hệ với doanh nghiệp của bạn.
Hệ thống điện thoại đám mây VoIP dành cho doanh nghiệp tốt nhất
- Bảng giá Điện thoại Cloud phone cung cấp tổng quan ngắn gọn về một số hệ thống điện thoại đám mây dành cho doanh nghiệp phổ biến nhất Khách hàng có thể xem TẠI ĐÂY
Bây giờ bạn đã biết thêm về các tính năng đáng kinh ngạc mà các nhà cung cấp điện thoại đám mây cung cấp, với tư cách là chủ doanh nghiệp, đã đến lúc chuyển sang nền tảng dựa trên đám mây hoặc đánh giá lại hệ thống điện thoại ảo hoặc trung tâm cuộc gọi hiện tại của bạn.
Quý khách có nhu cầu lắp tổng đài ảo xin liên hệ!
CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN KẾT CÔNG NGHỆ TOÀN CẦU - GTC
Địa chỉ: Tầng 7, số 49 Trung Kính, Cầu Giấy, Hà Nội.
Điện thoại: 024.777. 20. 999
E-mail: contact@gtctelecom.vn
https://gcloudpbx.vn